Quelltext der Seite 3 BDSG a.F. Kommentar Absatz 2 Teil 2

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(2) Automatisierte Verarbeitung ist die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen. Eine nicht automatisierte Datei ist jede nicht automatisierte 
Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist und ausgewertet werden kann. 
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==Automatisierter Datenumgang und nicht-automatisierte Datei== 
 
===Nicht-automatisierte Datei (Abs. 2 Satz 2)=== 
Die Legaldefinition bestimmt nur die Voraussetzungen, unter denen eine Datei im Sinne des Gesetzes vorliegt. Davon zu unterscheiden ist die Frage, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten als  

''„in oder aus einer Datei verarbeitet oder genutzt“'' 
 
anzusehen sind. Der Begriff stammt aus der [http://de.wikipedia.org/wiki/Datenverarbeitung Automatisierten Datenverarbeitung (ADV)]. Der Gesetzgeber hat ihm jedoch einen abweichenden, datenschutzspezifischen Inhalt beigelegt.  

====Sammlung==== 
Die Legaldefinition verlangt eine Sammlung personenbezogener Daten. Eine Sammlung ist eine '''zielstrebig zusammengetragene oder aufrechterhaltene Mehrheit von Elementen''', die in einem gewissen inneren und äußeren Zusammenhang stehen.  
 
Der '''innere Zusammenhang''' kann darin bestehen, dass die Informationen sich inhaltlich auf einen gemeinsamen Bereich beziehen (z.B. Arbeitnehmer, Kunden) oder einem bestimmten [[Zweckbindung|Zweck]] dienen (z.B. Personaleinsatzsteuerung, Debitorenbuchhaltung, Zugangskontrolle). Die Sammlung kann neben personenbezogenen auch andere Daten umfassen (z.B. Unternehmensregister).
 
Der notwendige '''äußere Zusammenhang''' ergibt sich aus der im zweiten Halbsatz verlangten Zugänglichkeit und Auswertbarkeit. Unerheblich ist, ob der Gegenstandsbereich, auf den sich die Daten beziehen (z.B. die Kunden eines Unternehmens), vollständig erfasst ist.
 
 
Bei der Frage, ob '''eine oder mehrere Datensammlungen''' vorliegen, ist nicht der physische, sondern der '''pragmatische Aspekt''' entscheidend. Datenbereiche, die unterschiedliche Gegenstände betreffen und unterschiedlichen Zwecken dienen, wie z.B. Kundendaten und Personaldaten, bilden daher auch dann zwei verschiedene Sammlungen, wenn sie in einer gemeinsamen Kartei zusammengeschlossen sind. Umgekehrt werden aus einer Sammlung nicht dadurch mehrere, dass der Bestand physisch in einzelne Teilbestände mit nur wenigen Merkmalen (z.B. Listen mit der Identifikationsnummer und jeweils nur einem Merkmal) aufgegliedert wird.
 
====Gleichartiger Aufbau==== 
Der gleichartige Aufbau muss in Bezug auf die ''„bestimmten Merkmale“'' bestehen, nach denen die Sammlung zugänglich ist und ausgewertet werden kann. Der gleichartige Aufbau ist bei manueller Bearbeitung die notwendige formale Voraussetzung, damit der informatorische Inhalt der Datensammlung leichter erschlossen werden kann, als dies bei Akten der Fall ist. Mithin ist es notwendig, aber auch ausreichend, dass die '''Sammlung durch ihren gleichartigen Aufbau nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist und ausgewertet werden kann'''.  
 
Ein gleichartiger Aufbau setzt voraus, dass die zu den [[Betroffener|Betroffenen]] gespeicherten Daten nicht in zufälliger und wechselnder Anordnung, sondern '''nach einem bestimmten formalen Ordnungsschema''' dargestellt sind. Die Ordnung kann den Charakter einer feststehenden räumlichen Verteilung der Daten auf den Datenträgern haben, etwa durch die Felder eines Formulars, oder kann sich aus einer vorgegebenen Reihenfolge oder Nummerierung ergeben (z.B. nummerierte Abschnitte, etwa 1.&nbsp;Namen, 2.&nbsp;Kenntnisse, 3.&nbsp;Einsatzgebiete etc.).<br/> 
Wird innerhalb der einzelnen Felder oder Abschnitte kein gleichartiger Aufbau gefordert, sondern ist die Angabe z.B. durch Freitext möglich, so ist diese fehlende Ordnung für den ''„gleichartigen Aufbau“'' unschädlich. Ein gleichartiger Aufbau besteht beispielsweise schon dann, wenn jeweils für „Name“, „Adresse“ und für „sonstige Daten“ verschiedene Abschnitte vorgesehen sind. 

====Merkmal==== 
Nach bestimmten Merkmalen zugänglich und auswertbar ist eine Sammlung, wenn sie bestimmte Elemente aufweist, anhand derer '''gesuchte Teilmengen''' von personenbezogenen Daten, insbesondere über einen oder mehrere Betroffene, '''gefunden werden können'''. Als solche fungieren typischerweise Namen oder Aktenzeichen bzw. Geschäfts- oder Kundennummern; es können aber auch Kalendertage oder Adressen sein. Die Elemente der Datensammlung (z.B. Karteikarten) können geordnet - etwa alphabetisch nach Namen oder chronologisch - oder in ungeordneter Folge vorliegen. 

„'''Merkmal'''“ ist der (abstrakte) Gattungsbegriff für die (konkreten) '''Angaben einer bestimmten Kategorie'''. Beispielsweise können dem Merkmal „Beruf“ die Angaben „Elektriker“, „Maurer“, „Handelsvertreter“ zugeordnet sein, dem Merkmal „Körpergröße in cm“ die Angabe „180“, dem Merkmal „Personalnummer“ die den einzelnen Mitarbeitern vergebenen konkreten Personalnummern. Nach ihrer Informationsfunktion kann zwischen Merkmalen unterschieden werden,  
* die ausschließlich der Identifikation ihrer Träger innerhalb einer Mehrheit dienen (reine Identifikations- oder Kennzeichen, Eigennamen; die „Hilfsmerkmale“ nach [http://www.gesetze-im-internet.de/bstatg_1987/__10.html §&nbsp;10&nbsp;Abs.&nbsp;1&nbsp;BStatG] in der Regel hierunter),  
* die etwas über den Merkmalsträger, insbesondere über seine Eigenschaften oder Verhältnisse, aussagen (bedeutungstragende Merkmale, z.B. Alter, Größe, Beruf, Familienstand; i.d.R. „Erhebungsmerkmale“ nach §  10 Abs.  1 BStatG), 
* die beide genannten Funktionen haben (z.B. das amtliche Kfz-Kennzeichen, das ein bestimmtes Fahrzeug und mittelbar dessen Halter identifiziert und den Ort der Zulassung angibt).


In der Informatik sind z.B. die Ausdrücke „Feldname“ bzw. „Bezeichnung eines Datenfeldes“ und „Datum“ gebräuchlich. Die empirische Sozialforschung spricht von „Variable“ und „Wert“. Die Aufteilung des Merkmals in Merkmalsausprägungen wird in der Statistik als „sachliche Gliederung“ bezeichnet. 
 
 
Es muss es sich bei den zur Auswertung dienenden Merkmalen um '''personenbezogene Merkmale''' handeln. Nur unter dieser Voraussetzung ist die entscheidende Bedingung für das Eingreifen des Datenschutzes erfüllt. Die besondere Organisationsform '''„gleichartiger Aufbau“ erhöht die Zugänglichkeit bzw. Verwertbarkeit''' personenbezogener Daten. 


Eine '''Datei''' i.d.S des [[BDSG]] liegt nur vor, wenn die Sammlung auch nach bestimmten Merkmalen ausgewertet werden kann. Die Merkmale können dabei dieselben sein, nach denen die Daten zugänglich sind.  
 
„'''Auswerten'''“ - im Gesetz nicht definiert - ist jede Aktivität, durch die in der Sammlung enthaltenen Informationen [[Nutzen|genutzt]] werden. Dafür genügt bereits die Kenntnisnahme; ein Umsetzen der Information in eine Entscheidung oder Handlung ist nicht erforderlich. 
 
 
Eine '''Auswertung nach einem Merkmal''' ist möglich, wenn in der Sammlung dazu '''mindestens zwei verschiedene Ausprägungen''' (konkrete Angaben) vorkommen können. Da das Gesetz Auswertbarkeit nach ''„bestimmten Merkmalen“'' verlangt, muss die Sammlung mindestens zwei Merkmale (mit jeweils mindestens zwei verschiedenen möglichen Angaben) umfassen.  

Die Frage, wie viele sortierfähige Merkmale vorhanden sind, kann im Einzelfall Probleme aufwerfen, vor allem bei gegliederten und bei verschlüsselten Angaben. Maßgeblich ist hier grundsätzlich nicht der formale Aufbau der Informationsdarstellung, sondern der Verabeitungszweck. Demgemäß wären bei einer Versicherung der Unfallzeitpunkt (Uhrzeit, Tag, Monat, Jahr) als ein Merkmal aufzufassen. Bei einer der Sicherheitsanalyse dienenden Datensammlung können diese Angaben dagegen als fünf getrennte Merkmale anzusehen sein.  


Eine Mindestanzahl von Daten oder von Betroffenen wird vom Gesetz nicht verlangt.
 
====Sprachliche Abgrenzungen==== 
Wenn die Legaldefinition von einer nicht-automatisierten Sammlung personenbezogener Daten spricht, ist dies nur im Sinne einer sprachlichen Abgrenzung von der „automatisierten Verarbeitung“ nach Satz 1 zu verstehen, nicht jedoch im Sinne eines (negativen) Tatbestandsmerkmals.

Eine Sammlung, die im Ergebnis nicht die Voraussetzungen einer automatisierten Verarbeitung erfüllt – z.B. mangels Verarbeitung der personenbezogenen Daten –, kann daher immer noch unter das Gesetz fallen, wenn die in Satz 2 genannten Voraussetzungen vorliegen. So würde beispielsweise ein Transportsystem, mit dem ein mit Karteikarten besetztes Karussell mechanisch auf Anforderung des Benutzers den Wagen mit einem bestimmten Buchstaben präsentiert, nicht zur Qualifikation als automatisiertes Verfahren nach Satz  1 ausreichen. Hier liegt eine nicht-automatisierte Datei nach Satz  2 vor. Ebenso können digitalisierte Bild-/Textsammlungen eine nicht automatisierte Sammlung nach Satz 2 darstellen.
 
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